Interview met Marie-Laurence Dubois, expert op het gebied van informatiebeheer

Marie-Laurence Dubois, oprichter van Valorescence, een bedrijf gespecialiseerd in informatiebeheer en managementarchivering, is al meer dan vijfentwintig jaar werkzaam in dit vak. Na een carrière in verschillende instellingen — waaronder een bank, de Raad van State en verschillende ministeriële kabinetten — creëerde en beheerde ze gedurende tien jaar een particulier archiefcentrum in Namen. Sinds 2015 stelt ze via Valoescence haar expertise ten dienste van organisaties die hun informatiebeheer, kennisdeling en archivering van hun gegevens willen verbeteren. Tegelijkertijd was ze van 2015 tot 2021 voorzitter van de Federatie van Informatiemanagers en Archivisten (Aksoni) en werkt ze als gastprofessor aan verschillende universiteiten, waar ze de uitdagingen van informatiebeheer en de milieu-impact van digitale technologie doceert.

‍

Kun je jezelf voorstellen en uitleggen wat je beroep inhoudt, of meer in het algemeen, je dagelijkse missie?

‍

Als adviseur op het gebied van informatiebeheer en archivering ondersteun ik KMO's, VZW's, maar ook alle publieke of private organisaties bij het structureren en herstructureren van hun gegevens, documenten en objecten. Mijn doel is altijd hetzelfde: ervoor zorgen dat ze op lange termijn behouden blijven. Het is dit temporele perspectief dat ongetwijfeld mijn benadering onderscheidt: ik vraag me nog steeds af in hoeverre we over honderd jaar de informatie die we vandaag produceren nog steeds kunnen lezen, raadplegen of gebruiken, ongeacht het medium — op papier of digitaal. Mijn link naar objecten begint met degene die ik onderhoud met de archieven. Een archief is per definitie alle gegevens of informatie, ongeacht het medium, de datum of de vorm, die worden geproduceerd of ontvangen door een natuurlijke of rechtspersoon bij de uitoefening van zijn activiteiten. Als zodanig heb ik daarom een zeer gevarieerde kennis ontwikkeld van de verschillende soorten objecten en dragers.

‍

Als je maar één item mee zou moeten nemen, wat zou dat dan zijn? En waarom?

‍

Moeilijke vraag! Zonder aarzelen zou ik zeggen een fotoalbum, met beelden van de mensen om wie ik geef. Maar dat niet alleen: ik zou ook de documenten bij me hebben die de eigendom van mijn goederen bewijzen, om bij mijn terugkeer te kunnen aantonen wat mij rechtmatig toebehoort.

‍

Hoe heb je tot nu toe je waardevolle spullen en hun documentatie beheerd?

‍

Zoals we vaak zeggen, hebben schoenmakers de slechtste schoenen! Persoonlijk heb ik nog niet de tijd genomen om mijn eigen objecten te documenteren. Het is echter een doel dat ik mezelf heb gesteld, vooral omdat ik onlangs het huis van mijn ouders moest leegmaken. Daar heb ik voorwerpen teruggevonden die doordrenkt zijn van geschiedenis, die niet rechtstreeks van mij waren, maar deel uitmaakten van het familie-erfgoed. Ik weet dus dat ik ooit de tijd zal nemen om ze te inventariseren en te documenteren, al was het maar om ze door te geven aan de volgende generatie. Maar voorlopig moet dit project nog op persoonlijk vlak worden uitgevoerd. Aan de andere kant is het op professioneel vlak juist het tegenovergestelde: ik documenteer voortdurend. Ik sorteer, organiseer, classificeer archieven en maak gestructureerde inventarissen. Het doel is niet alleen om dingen te bestellen, maar ook om mijn klanten — of iedereen die geïnteresseerd is in deze archieven — gemakkelijk toegang te geven tot documenten en hun erfgoed te waarderen, of het nu gaat om documentair of materiaal. De eerste stap is daarom altijd een duidelijke inventarisatie uit te voeren, gebaseerd op categorieën van objecten of stukken, volgens normen die het begrijpen, uitwisselen en waarderen vergemakkelijken.

‍

Wat is de grote uitdaging voor een archivaris zoals jij?

‍

Een goed informatiesysteem moet niet één enkel instrument zijn dat alles doet, maar eerder een set tools die onderling kunnen worden gearticuleerd. In digitale archiveringsomgevingen hebben we het vandaag over modulaire architecturen, bestaande uit verschillende gespecialiseerde stenen, die in staat zijn om te communiceren en elkaar aan te vullen, elk met hun eigen functie. De belangrijkste troef van elke database of bedrijfsapplicatie is interoperaliteit, een essentiële kwaliteit voor elke IT-ontwikkeling van vandaag. Het moet gegevens veilig kunnen uitwisselen met andere tools, via webservices, zonder dat je alles zelf hoeft te ontwikkelen. De digitale archiveringstool moet bijvoorbeeld informatie op de juiste manier kunnen opslaan en de toegankelijkheid ervan kunnen waarborgen door interactie met websites of andere toepassingen die het mogelijk maken deze inhoud te benadrukken. In het geval van het Access-collectief is er een echt waarderingsplatform, een beetje zoals een informatiereservoir. Dit reservoir moet op een interoperabele manier kunnen communiceren en tegelijkertijd voldoen aan normen zoals de OIS-standaard, die nu een Europese en internationale referentie is. Maar naast interoperabiliteit is het voor mij essentieel dat ik uw gegevens op elk moment kan ophalen en overdragen. Op lange termijn is dit een cruciale garantie. Daarom besteed ik er in elke specificatie die ik schrijf bijzondere aandacht aan. Een tool kan interoperabel zijn, zonder dat gegevens kunnen worden geëxtraheerd in een schoon formaat dat later en op lange termijn kan worden gebruikt. Niet alle software op de markt garandeert dit echter. Het is echter een fundamenteel criterium om de duurzaamheid en het hergebruik van informatie in de loop van de tijd te waarborgen. De geschiedenis van de informatica zit vol voorbeelden van verdwenen media: diskettes, cd's... die tegenwoordig alleen worden gebruikt om frisbee te spelen, tenzij je een oude speler hebt bewaard! Zelfs sommige apps, zoals iTunes, verdwenen van de ene op de andere dag, waardoor gebruikers geen toegang meer hadden tot hun eigen muziek. Deze verliezen herinneren eraan dat de duurzaamheid van digitale technologie een uitdaging blijft.

‍

‍

„Wat is essentieel voor mijHet gaat om macht uw gegevens herstellen en overdragen op elk moment.”

‍

‍

Is de waarde van een object financieel of emotioneel? Heb je een voorbeeld?

‍

Voor mij hangt de waarde van een archief — en van een object bij uitbreiding — vooral af van de identificatie ervan. Een archief zonder datum, zonder auteur, zonder context van creatie verliest al zijn waarde. De inhoud van een document zonder titel kan soms worden geïnterpreteerd, maar zonder precieze bronvermelding wordt het moeilijk om er een betrouwbare betekenis aan te geven. De eerste stap is dus om een archief op tijd en in zijn context te lokaliseren: om te weten wie het heeft geproduceerd, wanneer en waarom. Dit is wat het zijn intrinsieke waarde geeft, zelfs vóór elke andere vorm van waarde — of het nu financieel, emotioneel of symbolisch is. Er moet ook aan worden herinnerd dat een archief voornamelijk wordt gebruikt door de producent ervan. Het maakt het mogelijk om een actie te rechtvaardigen, een proces te traceren, een werk te bewijzen. In het geval van een maker getuigt dit van het auteurschap van een werk. Alleen dan krijgt het historische of erfgoedwaarde. Een concreet voorbeeld: dat van een vliegtuigmotor. De levensduur kan tot vijftig jaar worden gegarandeerd. Als er 45 jaar later een ongeluk gebeurt, moet de fabrikant kunnen bewijzen dat de motor niet defect was. Hiervoor moeten alle technische gegevensbladen, procedures en kwaliteitscontroles worden bijgehouden. Zonder deze documentatie is het onmogelijk om jezelf a posteriori te rechtvaardigen. Kortom, documenteren is anticiperen op het bewijs. Dit is wat informatie op lange termijn waardevol maakt.

‍

Heb je een opvallende anekdote over een recente klimaatramp?

‍

Ja. Ik herinner me heel goed dat ik werd gebeld op een vrijdagavond, midden in de overstromingen in de Vesder, tijdens de ramp in België. Hij was een bekende Belgische regisseur. Ik kreeg te horen: „Wat kunnen we doen? ” Helaas was er niet veel te doen. Het water, modderig en vol olie uit de ontdaan olietanks, had alles vervuild. Zijn archieven werden opgeslagen in een garage aan de oevers van de Maas. De eerste verdieping was overbelast en de bestandsserver was zwaar beschadigd. Natuurlijk zijn de definitieve versies van zijn films in de Cinémathèque, maar al het ruwe materiaal — haast, documentatie, getuigenissen uit zijn werk — is verdwenen.

‍

‍

„Documenteren betekent anticiperen op het bewijs. Dit is wat informatie op lange termijn waardevol maakt.”

‍

‍

Een deel van de geschiedenis dat voor altijd verloren is gegaan. Dit voorbeeld illustreert hoe het soms beter is om uw archieven toe te vertrouwen aan een openbaar of privaat archiefcentrum, waar ze in goede omstandigheden worden bewaard. Je verliest het eigendom niet: er bestaan deposito-overeenkomsten om de rechten van de inlegger te garanderen. We profiteren dus van een veilige en professionele omgeving. Als u archieven verliest, verliest u niet alleen de mogelijkheid om over bewijs te beschikken om uw rechten of uw werk te doen gelden, maar verliest u ook een deel van uw geheugen. De archivaris is er om deze verliezen te vermijden en ervoor te zorgen dat kleine verhalen een rol kunnen spelen in het grote verhaal van onze samenlevingen.

‍

Welk advies zou u geven voor het beheren van activa en kostbaarheden?

‍

Je moet je voorwerpen vooral beschermen tegen de ergste vijanden: kou, vocht en stof. Dit zijn de belangrijkste oorzaken van degradatie. De prioriteit is daarom het waarborgen van de instandhoudingsomstandigheden. Vervolgens is het interessant om onze objecten of archieven te sorteren en te inventariseren om sporen van hun bestaan te bewaren en hun identificatie te vergemakkelijken. Pas na deze fase moeten we nadenken over digitalisering, een actie van valorisatie in het algemeen en in sommige gevallen van conservering (als het object of het archief materiële schade heeft opgelopen...).

‍

Je hebt Objectory getest, wat denk je ervan?

‍

Ik vind de tool erg intuïtief, wat nu al een uitstekend punt is. Het is perfect voor iedereen die wil beginnen met het inventariseren van wat ze bezitten, of het nu gaat om persoonlijke spullen, waardevolle spullen of verzamelingen. Ik denk aan twee belangrijke doelgroepen:

• Verzamelaars die hun erfgoed willen documenteren en structureren;

• Makers of kunstenaars, alle disciplines samen, die hun werken willen opsommen en bijhouden.

De tool is een uitstekende basis voor een duidelijke en gestructureerde inventarisatie. Mijn enige voorbehoud betreft de veiligheid en duurzaamheid van gegevens: het is essentieel om te weten waar ze zijn opgeslagen, hoe ze zijn beveiligd en of ze gemakkelijk kunnen worden geëxporteerd. Deze uitgebreide exportfunctionaliteit is cruciaal om ervoor te zorgen dat ze in de loop van de tijd opnieuw worden gebruikt. Het is ook wenselijk dat de toepassing de milieu-impact sinds het ontwerp, het gebruik en het duurzame onderhoud op lange termijn integreert. Ik zou bijvoorbeeld vermijden om foto's of video's met een zeer hoge resolutie toe te voegen — een lichte afbeelding is vaak voldoende voor een lange tijd en beperkt de opslagruimte aanzienlijk. Tot slot, als de metagegevens goed zijn gekalibreerd volgens bestaande standaarden, zou Objectory kunnen worden gebruikt als een eerste enquête, voordat ze worden overgebracht naar meer gespecialiseerde databases — bijvoorbeeld een archiefcentrum, een verzekeringsmaatschappij of een veilinghuis.

‍