Interview met Marie-Laurence Dubois, expert in informatiebeheer

Portret vanMarie-Laurence Dubois, expert in informatiebeheer, toegewijd aan het bewaren endoorgeven van archieven en voorwerpen.

Oprichter van Valorescence, eenbedrijf gespecialiseerd in informatiebeheer en managementarchivering, oefentMarie-Laurence Dubois dit beroep al meer dan vijfentwintig jaar uit. Na eenloopbaan binnen verschillende instellingen — waaronder een bank, de Raad vanState en diverse ministeriële kabinetten — richtte ze een privéarchiefcentrumin Namen op en leidde ze het tien jaar lang. Sinds 2015 stelt ze viaValorescence haar expertise ten dienste van organisaties die huninformatiebeheer, hun kennisdeling en de archivering van hun gegevens willenverbeteren. Daarnaast was ze van 2015 tot 2021 voorzitter van de Federatie vaninformatiebeheerders en archivarissen (Aksoni), en treedt ze op als gastdocentaan verschillende hogescholen, waar ze de uitdagingen van informatiebeheer ende milieu-impact van het digitale onderwijst.

Kun je jezelf voorstellenen uitleggen wat je beroep inhoudt, of breder: wat je dagelijkse opdracht is?

Als consultant in informatiebeheer enarchivering begeleid ik kmo’s, vzw’s, maar ook alle publieke of privateorganisaties bij de structurering en herstructurering van hun gegevens,documenten en voorwerpen. Mijn doel is altijd hetzelfde: hun bewaring op langetermijn verzekeren. Het is dat tijdsperspectief dat mijn aanpak ongetwijfeldonderscheidt: ik stel me altijd de vraag of we over honderd jaar nog in staatzullen zijn de informatie die we vandaag produceren te lezen, te raadplegen ofte gebruiken, ongeacht de drager — papier of digitaal. Mijn band met voorwerpenverloopt eerst via de band die ik met archieven heb. Per definitie is eenarchief elk gegeven of elke informatie, ongeacht de drager, de datum of devorm, geproduceerd of ontvangen door elke natuurlijke of rechtspersoon in deuitoefening van zijn activiteiten. Daardoor heb ik een zeer gevarieerde kennisontwikkeld van de verschillende soorten voorwerpen en dragers.

Als je maar één voorwerpmocht meenemen, wat zou het zijn? En waarom?

Moeilijke vraag! Zonder aarzelenzou ik een fotoalbum zeggen, met de beelden van de mensen die me dierbaar zijn.Maar niet alleen dat: ik zou ook de documenten meenemen die het eigendom vanmijn goederen bewijzen, zodat ik bij mijn terugkeer kan aantonen wat merechtmatig toebehoort.

Hoe heb je tot nu toe je waardevolle voorwerpen en hun documentatiebeheerd?

Zoals men vaak zegt, deschoenmaker draagt de slechtste schoenen! Persoonlijk heb ik nog niet de tijdgenomen om mijn eigen voorwerpen te documenteren. Het is nochtans een doel datik mezelf stel, des te meer sinds ik onlangs het huis van mijn ouders hebmoeten leegmaken. Ik heb er voorwerpen vol geschiedenis teruggevonden, die nietrechtstreeks van mij waren maar deel uitmaakten van het familiale erfgoed. Ikweet dus dat ik op een dag de tijd zal nemen om ze te inventariseren en tedocumenteren, al was het maar om ze aan de volgende generatie door te geven.Maar voorlopig blijft dat project op persoonlijk vlak nog te doen. Opprofessioneel vlak is het daarentegen net het tegenovergestelde: ik documenteervoortdurend. Ik sorteer, organiseer en klasseer archieven en maakgestructureerde inventarissen op. Het doel is niet alleen om orde te scheppen,maar om mijn klanten — of iedereen die geïnteresseerd is in deze archieffondsen— in staat te stellen makkelijk toegang te krijgen tot de documenten en hunerfgoed te valoriseren, of het nu documentair of materieel is. De eerste stapis dus altijd het opstellen van een duidelijke inventaris, gebaseerd opcategorieën van voorwerpen of stukken, volgens standaarden die het begrijpen,het uitwisselen en het valoriseren vergemakkelijken.

Wat is de grote uitdaging voor een archivaris zoals jij?

Een goed informatiesysteem maggeen enkel instrument zijn dat alles doet, maar veeleer een geheel vaninstrumenten die op elkaar kunnen inhaken. In digitale archiveringsomgevingenspreekt men vandaag over modulaire architecturen, samengesteld uit verschillendegespecialiseerde bouwstenen die kunnen communiceren en elkaar aanvullen, elkmet zijn eigen functie. De voornaamste troef van elke databank ofbedrijfstoepassing is interoperabiliteit — een essentiële kwaliteit voor elkeinformatica-ontwikkeling vandaag. Ze moet gegevens veilig kunnen uitwisselenmet andere instrumenten, via webservices, zonder dat je alles zelf hoeft teontwikkelen. Het digitale archiveringsinstrument moet bijvoorbeeld deinformatie correct kunnen bewaren en de toegankelijkheid ervan verzekeren doorte interageren met de websites of andere toepassingen die deze inhoud in dekijker zetten. In het geval van het Access-collectief bestaat er een echtvalorisatieplatform, een beetje als een reservoir van informatie. Dat reservoirmoet op een interoperabele manier kunnen communiceren, met respect voorstandaarden zoals de OAIS-norm, vandaag een Europese en internationalereferentie. Maar voorbij de interoperabiliteit is wat in mijn ogen essentieelis, het op elk moment kunnen recupereren en overdragen van je gegevens. In eenlangetermijnlogica is dat een cruciale garantie. Daarom besteed ik er in elklastenboek dat ik opstel bijzondere aandacht aan. Een instrument kaninteroperabel zijn zonder dat het toelaat je gegevens nadien en op lange termijnin een zuiver en bruikbaar formaat te extraheren. En niet alle software op demarkt garandeert dat. Nochtans is het een fundamenteel criterium om deduurzaamheid en het hergebruik van informatie in de tijd te verzekeren. Degeschiedenis van de informatica zit vol voorbeelden van verdwenen dragers:diskettes, cd’s… die vandaag alleen nog dienen om frisbee mee te spelen, tenzijje een oude lezer hebt bewaard! Zelfs sommige toepassingen, zoals iTunes,verdwenen van de ene dag op de andere en lieten gebruikers achter zondertoegang tot hun eigen muziek. Die verliezen herinneren eraan hoezeer deduurzaamheid van het digitale een uitdaging blijft.

„Wat in mijn ogen essentieel is, is het op elk moment kunnenrecupereren en overdragen van je gegevens.”

Is de waarde van een voorwerp financieel of emotioneel? Heb je eenvoorbeeld?

Voor mij hangt de waarde van eenarchief — en bij uitbreiding van een voorwerp — vooral af van de identificatieervan. Een archief zonder datum, zonder auteur, zonder context van ontstaanverliest al zijn waarde. Je kunt soms de inhoud van een document zonder titelinterpreteren, maar zonder nauwkeurige herkomstgegevens wordt het moeilijk omer een betrouwbare betekenis aan toe te kennen. De eerste stap bestaat er dusin een archief in de tijd en in zijn context te plaatsen: weten wie het heeftgeproduceerd, wanneer en waarom. Dat is wat het zijn intrinsieke waarde geeft,nog vóór elke andere vorm van waarde — financieel, emotioneel of symbolisch. Wemoeten ook in herinnering brengen dat een archief eerst en vooral zijnproducent dient. Het maakt het mogelijk om een handeling te verantwoorden, eenproces te reconstrueren, een werk te bewijzen. In het geval van een makergetuigt het van het auteurschap van een werk. Pas daarna krijgt het eenhistorische of erfgoedwaarde. Een concreet voorbeeld: dat van een vliegtuigmotor.De levensduur ervan kan tot vijftig jaar worden gegarandeerd. Als ervijfenveertig jaar later een ongeval gebeurt, moet de fabrikant kunnen bewijzendat de motor niet in het geding is. Dat veronderstelt dat alle technischefiches, procedures en kwaliteitscontroles zijn bewaard. Zonder die documentatieis het onmogelijk om zich achteraf te verantwoorden. Kortom, documenteren ishet bewijs anticiperen. Dat is wat informatie waarde geeft op lange termijn.

Heb je een opvallende anekdote in verband met een recente klimaatramp?

Ja. Ik herinner me heel goed datik op een vrijdagavond werd opgebeld, midden in de overstromingen van deVesder, tijdens de ramp in België. Het was een bekende Belgische regisseur. Menvroeg me: „Wat kunnen we doen?” Helaas was er niet veel meer te doen. Hetwater, modderig en met olie beladen door de opengescheurde stookolietanks, hadalles besmet. Zijn archieven waren opgeslagen in een garage aan de oever van deMaas. De benedenverdieping was ondergelopen en de bestandsserver zwaarbeschadigd. De definitieve versies van zijn films staan weliswaar bij hetCinematek, maar al het ruwe materiaal — rushes, documentatie, getuigenissen uitzijn werk — is verdwenen.

„Documenteren is het bewijs anticiperen. Dat is wat informatiewaarde geeft op lange termijn.”

Een deel van de geschiedenisvoorgoed verloren. Dit voorbeeld toont hoezeer het soms beter is je archieventoe te vertrouwen aan een openbaar of privé archiefcentrum, waar ze in goedeomstandigheden worden bewaard. Je verliest het eigendom niet: er bestaanbewaargevingsovereenkomsten om de rechten van de bewaargever te garanderen. Zogeniet je van een veilige en professionele omgeving. Archieven verliezenbetekent niet alleen de mogelijkheid verliezen om over bewijzen te beschikkenom je recht of je werk te doen gelden, maar ook een stukje van je geheugenverliezen. De archivaris is er om die verliezen te vermijden en te garanderendat de kleine verhalen de grote Geschiedenis van onze samenlevingen kunnenvoeden.

Welk advies zou je geven voor het beheer van vermogen en waardevollevoorwerpen?

Bovenal moet je je voorwerpenbeschermen tegen de ergste vijanden: kou, vocht en stof. Dat zijn devoornaamste oorzaken van aantasting. De prioriteit is dus te waken over debewaaromstandigheden. Vervolgens is het interessant om onze voorwerpen ofarchieven te sorteren en te inventariseren om sporen van hun bestaan te bewarenen hun identificatie te vergemakkelijken. Pas na die stap moet je denken aandigitalisering, die over het algemeen een valorisatiehandeling is en in sommigegevallen een bewaringshandeling (als het voorwerp of het archief materiëleschade heeft geleden…).

Je hebt Objectory getest — wat vind je ervan?

Ik vind het instrument zeerintuïtief, wat al een uitstekend punt is. Het is perfect geschikt voor iedereendie wil beginnen met het inventariseren van wat hij bezit — of het nu ompersoonlijke voorwerpen, waardevolle goederen of collecties gaat. Twee belangrijkedoelgroepen komen bij me op:

•      verzamelaars, die hun erfgoed willen documenteren enstructureren;

•      makers of kunstenaars, in alle disciplines, die hunwerken willen inventariseren en er een spoor van willen bewaren.

Het instrument is eenuitstekende basis voor een duidelijke en gestructureerde inventaris. Mijn enigevoorbehoud betreft de veiligheid en de duurzaamheid van de gegevens: het isessentieel te weten waar ze worden opgeslagen, hoe ze worden beveiligd, en ofze makkelijk kunnen worden geëxporteerd. Die functie van volledige export iscruciaal om hun hergebruik in de tijd te garanderen. Het is ook wenselijk datde applicatie de milieu-impact integreert, van het ontwerp tot het gebruik enhet duurzame onderhoud op lange termijn. Zo zou ik vermijden om foto’s ofvideo’s in zeer hoge resolutie toe te voegen — een lichte afbeelding volstaatvaak voor de lange termijn en verlicht de opslag aanzienlijk. Tot slot, als demetadata goed zijn afgestemd op de bestaande normen, zou Objectory kunnendienen als eerste opname, vóór een overdracht naar meer gespecialiseerdedatabanken — bijvoorbeeld een archiefcentrum, een verzekeraar of eenveilinghuis.

‍