Interview avec Marie-Laurence Dubois, experte en gestion de l’information

Portrait de Marie-Laurence Dubois, experte en gouvernance del’information, dédiée à la préservation et transmission des archives et objets.

Fondatricede Valorescence, société spécialisée en gouvernance de l’information et enarchivage managérial, Marie-Laurence Dubois exerce ce métier depuis plus devingt-cinq ans. Après un parcours au sein de plusieurs institutions — parmilesquelles une banque, le Conseil d’État et différents cabinets ministériels —,elle a créé et dirigé pendant dix ans un centre d’archives privées à Namur.Depuis 2015, à travers Valorescence, elle met son expertise au service desorganisations désireuses d’améliorer leur gouvernance de l’information, leurpartage des connaissances et l’archivage de leurs données. Parallèlement, ellea présidé la Fédération des gestionnaires de l’information et archivistes(Aksoni) de 2015 à 2021, et intervient comme professeure invitée dans plusieurshautes écoles, où elle enseigne les enjeux de la gouvernance de l’informationet l’impact environnemental du numérique.

Pourrais-tu te présenter et expliquer en quoi consiste ta profession, ouplus largement ta mission au quotidien ?

En tant que consultante engouvernance de l’information et archivage, j’accompagne des PME, des ASBL, maisaussi toutes organisations publiques ou privées, dans la structuration et larestructuration de leurs données, documents et objets. Mon objectif esttoujours le même : assurer leur préservation dans le temps long. C’est cetteperspective temporelle qui distingue sans doute mon approche : je m’interrogetoujours sur la capacité que nous aurons, dans cent ans, à encore lire,consulter ou exploiter les informations que nous produisons aujourd’hui, quelque soit leur support — papier ou numérique. Mon lien aux objets passe d’abordpar celui que j’entretiens avec les archives. Par définition, une archive,c’est toute donnée ou toute information, quel que soit son support, sa date ousa forme, produite ou reçue par toute personne physique ou morale dansl’exercice de ses activités. À ce titre, j’ai donc développé une connaissancetrès variée des différents types d’objets et des supports.

Si tu devais n’emporter qu’un seul objet avec toi, quel serait-il ? Etpourquoi ?

Question difficile ! Je diraissans hésiter un album photo, avec les images des personnes qui me sont chères.Mais pas seulement : j’emporterais aussi les documents prouvant la propriété demes biens, histoire de pouvoir démontrer, à mon retour, ce qui m’appartientlégitimement.

Comment gères-tu tes objets de valeur et leur documentation jusqu’à présent?

Comme on dit souvent, lescordonniers sont les plus mal chaussés ! À titre personnel, je n’ai pas encorepris le temps de documenter mes propres objets. C’est pourtant un objectif queje me fixe, d’autant plus depuis que j’ai dû vider la maison de mes parentsrécemment. J’y ai récupéré des objets chargés d’histoire, qui nem’appartenaient pas directement mais faisaient partie du patrimoine familial.Je sais donc qu’un jour, je prendrai le temps de les inventorier et de lesdocumenter, ne serait-ce que pour les transmettre à la génération suivante.Mais pour l’instant, ce projet reste à faire sur le plan personnel. Enrevanche, sur le plan professionnel, c’est tout l’inverse : je documente enpermanence. Je trie, j’organise, je classe les archives et je réalise desinventaires structurés. L’objectif n’est pas seulement d’ordonner les choses,mais de permettre à mes clients — ou à toute personne intéressée par ces fondsd’archives — d’accéder facilement aux documents et de valoriser leurpatrimoine, qu’il soit documentaire ou matériel. La première étape, c’est donctoujours de réaliser un inventaire clair, fondé sur des catégories d’objets oude pièces, selon des standards qui facilitent la compréhension, l’échange et lavalorisation.

Quel est le grand défi d’une archiviste comme toi ?

Un bon système d’information nedoit pas être un outil unique qui ferait tout, mais plutôt un ensemble d’outilscapables de s’articuler entre eux. Dans les environnements d’archivagenumérique, on parle aujourd’hui d’architectures modulaires, composées deplusieurs briques spécialisées, capables de communiquer et de se compléter,chacune ayant sa fonction propre. Le principal atout de toute base de donnéesou application métier est l’interopérabilité — une qualité essentielle pourtout développement informatique aujourd’hui. Elle doit pouvoir échanger desdonnées de manière sécurisée avec d’autres outils, via des web services, sansqu’il soit nécessaire de tout développer soi-même. L’outil d’archivagenumérique, par exemple, doit pouvoir conserver correctement les informations eten assurer l’accessibilité en interagissant avec les sites internet ou autresapplications permettant de mettre en valeur ces contenus. Dans le cas ducollectif Access, il existe une véritable plateforme de valorisation, un peu commeun réservoir d’informations. Ce réservoir doit pouvoir communiquer de façoninteropérable, en respectant des normes comme la norme OAIS, aujourd’huiréférence à la fois européenne et internationale. Mais au-delà del’interopérabilité, ce qui est essentiel à mes yeux, c’est de pouvoir récupéreret transférer ses données à tout moment. Dans une logique de long terme, c’estune garantie cruciale. C’est pourquoi j’y accorde une attention particulièredans chaque cahier des charges que je rédige. Un outil peut être interopérable,sans pour autant permettre d’extraire ses données dans un format propre etexploitable a posteriori et à long terme. Or, tous les logiciels sur le marchéne le garantissent pas. Pourtant, c’est un critère fondamental pour assurer ladurabilité et la réutilisation des informations dans le temps. L’histoire del’informatique regorge d’exemples de supports disparus : disquettes, CD… quiaujourd’hui ne servent plus qu’à jouer au frisbee, à moins d’avoir conservé unvieux lecteur ! Même certaines applications, comme iTunes, ont disparu du jourau lendemain, laissant des utilisateurs sans accès à leur propre musique. Cespertes rappellent à quel point la pérennité du numérique reste un défi.

« Ce qui est essentiel à mes yeux, c’est de pouvoir récupérer ettransférer ses données à tout moment. »

La valeur d’un objet est-elle financière ou émotionnelle ? As-tu un exemple?

Pour moi, la valeur d’unearchive — et d’un objet par extension — dépend avant tout de sonidentification. Une archive sans date, sans auteur, sans contexte de créationperd toute sa valeur. On peut parfois interpréter le contenu d’un document sanstitre, mais sans indications précises de provenance, il devient difficile delui attribuer une signification fiable. La première étape consiste donc àsituer une archive dans le temps et dans son contexte : savoir qui l’aproduite, quand et pourquoi. C’est cela qui lui confère sa valeur intrinsèque,avant même toute autre forme de valeur — qu’elle soit financière, émotionnelleou symbolique. Il faut aussi rappeler qu’une archive sert d’abord à sonproducteur. Elle permet de justifier une action, retracer un processus, prouverun travail. Dans le cas d’un créateur, elle atteste la paternité d’une œuvre.Ce n’est qu’ensuite qu’elle prend une valeur historique ou patrimoniale. Unexemple concret : celui d’un moteur d’avion. Sa durée de vie peut être garantiejusqu’à cinquante ans. Si un accident survient quarante-cinq ans plus tard, lefabricant doit être capable de prouver que le moteur n’est pas en cause. Celasuppose d’avoir conservé toutes les fiches techniques, procédures et contrôlesqualité. Sans cette documentation, impossible de se justifier a posteriori. Enrésumé, documenter, c’est anticiper la preuve. C’est ce qui donne de la valeurà l’information dans le temps long.

Tu as une anecdote marquante en lien avec une catastrophe climatiquerécente ?

Oui. Je me souviens très bienqu’on m’a appelée un vendredi soir, en plein milieu des inondations de laVesdre, pendant la catastrophe en Belgique. C’était un réalisateur belge bienconnu. On m’a dit : « Que peut-on faire ? » Malheureusement, il n’y avait plusgrand-chose à faire. L’eau, boueuse et chargée de pétrole à cause des cuves àmazout éventrées, avait tout contaminé. Ses archives étaient stockées dans ungarage en bord de Meuse. Le premier étage avait été submergé, et le serveur defichiers gravement endommagé. Certes, les versions finales de ses films sont àla Cinémathèque, mais tout le matériel brut — rushs, documentation, témoignagesissus de son travail — a disparu.

« Documenter, c’est anticiper la preuve. C’est ce qui donne dela valeur à l’information dans le temps long. »

Une partie de l’histoire perdueà jamais. Cet exemple illustre à quel point il vaut parfois mieux confier sesarchives à un centre d’archives publiques ou privées, où elles serontconservées dans de bonnes conditions. On ne perd pas la propriété : des conventionsde dépôt existent pour garantir les droits du déposant. On bénéficie ainsi d’unenvironnement sécurisé et professionnel. Perdre des archives, c’est perdre nonseulement la possibilité de disposer de preuves pour faire valoir son droit ouson travail, mais aussi perdre un peu de sa mémoire. L’archiviste est là pouréviter ces pertes et garantir que les petites histoires puissent alimenter lagrande Histoire de nos sociétés.

Quels conseils donnerais-tu pour la gestion du patrimoine et des objets devaleur ?

Avant tout, il faut protéger sesobjets des pires ennemis : le froid, l’humidité et la poussière. Ce sont lesprincipales causes de dégradation. La priorité, c’est donc de veiller auxconditions de conservation. Ensuite, il est intéressant de trier et d’inventoriernos objets ou archives afin de garder les traces de leur existence et faciliterleur identification. Ce n’est qu’après cette étape qu’il faut penser à lanumérisation, qui est généralement une action de valorisation et, dans certainscas, de préservation (si l’objet ou l’archive a subi des dégâts matériels…).

Tu as testé Objectory, qu’en penses-tu ?

Je trouve l’outil très intuitif,ce qui est déjà un excellent point. Il convient parfaitement à toute personnesouhaitant commencer à inventorier ce qu’elle possède — qu’il s’agisse d’objetspersonnels, de biens de valeur ou de collections. Deux publics principaux meviennent à l’esprit :

•      les collectionneurs, qui veulent documenter etstructurer leur patrimoine ;

•      les créateurs ou artistes, toutes disciplinesconfondues, qui souhaitent répertorier leurs œuvres et en garder la trace.

L’outil est une excellente basepour un inventaire clair et structuré. Ma seule réserve concerne la sécurité etla pérennité des données : il est essentiel de savoir où elles sont stockées,comment elles sont sécurisées, et si elles peuvent être exportées facilement.Cette fonctionnalité d’exportation complète est cruciale pour garantir leurréutilisation dans le temps. Il est aussi souhaitable que l’application intègrel’impact environnemental dès sa conception, son utilisation et sa maintenancesoutenable à long terme. Par exemple, j’éviterais d’ajouter des photos ouvidéos en très haute résolution — une image légère suffit souvent pour le tempslong et allège considérablement le stockage. Enfin, si les métadonnées sontbien calibrées selon les normes existantes, Objectory pourrait servir depremier relevé, avant un versement vers des bases plus spécialisées — parexemple un centre d’archives, un assureur ou un hôtel des ventes.

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