Gebruikershandleiding

Het snel en eenvoudig exporteren van al uw activa of een deel ervan is in veel situaties essentieel. Of het nu gaat om het doorgeven van informatie aan uw verzekeraar in geval van een claim of diefstal, om deze met derden te delen tijdens een doorverkoop of een verzoek om expertise, of om een distributie voor te bereiden in het kader van een erfenis of een schenking, de mogelijke toepassingen van een export zijn talrijk.

Hoe doe je dat?

Als je in je bezit bent, klik dan op „Acties” (het pictogram met drie horizontale stippen) in de navigatiebalk onderaan je scherm. Selecteer vervolgens „Selectie exporteren”. Het aantal objecten waarop de export betrekking heeft, wordt automatisch weergegeven.

Let op: deze selectie is afhankelijk van filters toegepast op je inventaris. Dus als u alleen objecten wilt exporteren die zich op een specifieke locatie bevinden, begin dan door die locatie in de filters te selecteren, de filtering toe te passen en vervolgens de export te starten.

Selectie exporteren

Er zijn twee soorten export beschikbaar: een export Excel (.xlsx) of een export PDF. Nadat u het gewenste formaat hebt gekozen, hoeft u alleen nog maar de velden te selecteren die u in uw export wilt weergeven. De voorgestelde velden komen standaard overeen met de velden die u hebt gekozen om in uw assets weer te geven. Je kunt deze zichtbaarheid beheren in Account > Vermogensinformatie > Zichtbaarheid in het veld.

Zodra de velden zijn geselecteerd, wordt uw PIN-code u wordt om veiligheidsredenen gevraagd. Wacht na de validatie een paar seconden: dan kun je uploaden uw export of deverzenden rechtstreeks naar de persoon van uw keuze (via e-mail, WhatsApp of een andere manier van delen).

Foto's, documenten en media downloaden

Vanwege indelingsbeperkingen bevat de Excel-export geen foto's, documenten of andere media. PDF-export integreert daarentegen foto's en documenten, maar exporteert geen video's of audiobestanden.

Als u foto's, documenten, video's of audio met betrekking tot een object wilt downloaden, kunt u het eenvoudig openen vanuit uw inventaris. Klik op het objectblad op het gewenste document of medium en selecteer vervolgens de optie Downloaden.

Een object delen

Vanaf de objectkaart krijg je met de knop rechtsboven (de drie verticale stippen) toegang tot verschillende acties, waaronder Object exporteren of Het object delen.

De optie Object exporteren kunt u een Excel- of PDF-bestand genereren, waarin u vervolgens de velden kunt selecteren die u wilt opnemen, zoals hierboven beschreven.

De optie Het object delengenereert op zijn beurt een formulier vereenvoudigd tot JPEG. Dit formaat is ideaal om snel een nieuwe aanwinst voor te stellen aan de mensen om je heen: het is een meer „sociale” export, minder technisch dan traditionele export.

Naast de mogelijkheid om handmatig een object aan te maken door op de „+” in de navigatiebalk te klikken, kunt u met de applicatie uw bestaande inventaris importeren via een Excel-bestand. Deze functie elimineert de noodzaak om items één voor één toe te voegen als je al een inventaris hebt, en het maakt het ook gemakkelijk om items rechtstreeks in Objectory aan te maken. Op een computer met Excel is het soms makkelijker om informatie in te voeren dan op een smartphone.

Hoe doe je dat?

Als je in je bezit bent, klik dan op „Acties” (het pictogram met drie horizontale stippen) in de navigatiebalk onderaan je scherm. Selecteer vervolgens „Importeren in Excel (.xlsx)”.

1. Om het importeren van uw gegevens te vergemakkelijken, begint u met het maken van een Excel-sjabloon in het juiste formaat door te exporteren. Klik op de pagina Importeren op „Ik ga exporteren”, selecteer de velden die je in je bestand wilt weergeven. De voorgestelde velden komen standaard overeen met de velden die u hebt gekozen om in uw assets weer te geven. Je kunt deze zichtbaarheid beheren in Account > Vermogensinformatie > Zichtbaarheid in het veld. Voer vervolgens uw PIN-codeen start vervolgens de export. De makkelijkste manier is om het bestand naar je te e-mailen.
2. Zodra het Excel-bestand op uw computer is geopend, ziet u uw importsjabloon met een vooraf gedefinieerd formaat. Wijzig de volgorde van de kolommen of de inhoud van de cellen in de rijen 1 tot en met 4 niet. Uw gegevens moeten zich aanpassen aan dit formaat, en niet andersom. Als een veld in Objectory niet in het bestand voorkomt, voer dan een export opnieuw uit door dit veld te selecteren voordat het bestand wordt gegenereerd.
3. In dit Excel-bestand ziet u de gegevens van uw objecten die momenteel aanwezig zijn in Objectory. Elke wijziging in deze gegevens zal resulteren in updaten overeenkomend in de aanvraag. De updates zijn gebaseerd op de naam van het object : als de naam wordt gewijzigd, a nieuw object zal worden gemaakt. U kunt er ook voor kiezen om enkele rijen te verwijderen; in dat geval worden deze objecten niet bijgewerkt in Objectory. Let op: Een update van een bestaand object kan niet worden geannuleerd.‍
4. Maak vervolgens handmatig nieuwe objecten aan door de kolommen in te vullen. Respecteer de indeling van de cellen en het aantal tekens, verwijzend naar de gegeven regels en voorbeelden. Als je al een inventaris hebt, kun je kopieer en plak je gegevens van het ene Excel-bestand naar het andere in de bijbehorende kolommen.
5. Dan hoef je dit bestand alleen nog maar naar jezelf te e-mailen. Open het op je smartphone en download het op je apparaat. Ga terug naar binnen Importeren, klik op Selecteer een bestand, vervolgens op importeren. Je nieuwe items verschijnen dan in je assets op Objectory. Het enige wat je nog hoeft te doen is handmatig foto's, documenten en media toevoegen voor elk object.

Let op het updaten van je objecten via import

Elk object dat via een Excel-bestand wordt geïmporteerd, is gekoppeld aan een etiket met de datum van invoer. De updates met betrekking tot deze import hebben hetzelfde label. Dus als er tijdens een import een fout is opgetreden, kun je je voorraad filteren op dit label en vervolgens de knop gebruiken Acties in de navigatiebalk voor selectie verwijderen.

Let op: Als u objecten met dit label verwijdert, worden alle objecten die aan deze import zijn gekoppeld, verwijderd, inclusief de objecten die al bestonden en via deze import zijn bijgewerkt.

Het is ook mogelijk Om een object te bewerken door op het kleine potlood op het objectblad. Voor kleine wijzigingen verdient deze methode de voorkeur.

Om veiligheidsredenen is het verwijderen van een object onomkeerbare. Dit kan gedaan worden via het objectformulier via de knop rechtsboven (drie verticale stippen), of via de navigatiebalk met de knop Acties (drie horizontale punten).

In het tweede geval is de verwijdering gebaseerd op de huidige inventarisselectie, gefilterd volgens uw criteria. Het wordt daarom sterk aanbevolen om controleer de geselecteerde objecten zorgvuldig alvorens te bevestigen, aangezien elke verwijdering definitief is en het mogelijk is dat er een label- of veldfout is gemaakt

Of het nu voor een erfgoed is familiaal of beroeps-, is het zelden voldoende om toegang te geven tot één lid. Daarom biedt Objectory drie verschillende rollen : deBeheerder, deRedacteur En de Lezer. Elk van deze rollen heeft specifieke rechten.

De beheerder

De gebruiker die de assets in de applicatie heeft aangemaakt, is Standaardbeheerder. Het heeft daarom alle rechten en functionaliteiten aangeboden door het Objectory-abonnement.

Een beheerder kan toegang geven tot erfgoed aan andere leden door ze een rol te geven, en kan ook een andere regisseur voordragen.

Let op: Objectory verwerkt geen gelijktijdige wijzigingen door twee gebruikers die zouden proberen dezelfde gegevens te wijzigen. Denk dus goed na voordat je deze rol aan een lid geeft.

De redacteur

De rol Redacteur is over het algemeen bedoeld voor een echtgenoot of een werknemer aan wie u bepaalde rechten wilt geven beperkt. De uitgever kan objecten maken en informatie over hem bijwerken, Exporteren, maar alle gevoelige handelingen zijn hem verboden.

Dus een redacteur kan niet :

• de instellingen van het bedrijfsmiddel wijzigen,
• voer een import of een update uit via Excel,
• een object verwijderen,
• documenten of media verwijderen,
• toegang krijgen tot objecten die verborgen zijn door de beheerder.

De lezer

De rol Lezer van een vermogen wordt doorgaans toegerekend aan kinderen of medewerkers aan wie men dat wenst alleen zichtbaarheid geven, zonder de mogelijkheid om te importeren, te wijzigen of te exporteren.

Een lezer kan raadpleeg de erfgoedinhoud, maar er is geen actie toegestaan. Hij kan niet

• nieuwe objecten toevoegen of importeren,
• bestaande objecten bijwerken of wijzigen
• objecten exporteren of delen,
• hebben toegang tot instellingen voor bedrijfsmiddelen,
• toegang tot verborgen voorwerpen door de beheerder.

Voeg een nieuw lid toe aan de nalatenschap.

Om een nieuw lid aan uw assets toe te voegen, moeten bepaalde acties worden uitgevoerd door zowel de vermogensbeheerder als de gebruiker die zich bij uw assets wil voegen.

Als vermogensbeheerder:

1. Ga naar binnen Rekening en selecteer de nalatenschap waaraan je een lid wilt toevoegen.
2. Klik op Gebruikers.
3. Je zult de zienidentificeren van uw activa om naar de gebruiker over te dragen.
4. Zodra de gebruiker de stappen heeft gevolgd om lid te worden van het landgoed, a Verzoek om aanvulling Verschijnt in de ruimte Voor meerdere gebruikers. Het enige wat je hoeft te doen is Accepteer het En vaneen rol toewijzen aan dit nieuwe lid.

Als gebruiker die lid wil worden van een erfgoed:

1. Download Objectory en maak een account aan.
2. U kunt uw eigen vermogen creëren (betaalde optie), of sluit je aan bij een bestaand erfgoed.
3. Klik op Aansluiten bij een bestaand erfgoed en voer de asset-ID in die door de beheerder is verzonden.
4. Zodra het verzoek is verzonden, kan de beheerder accepteren of weigeren uw verzoek en wijs u een rol toe in het erfgoed ervan.

Aanvullende informatie:

• Lid worden van een bestaand erfgoed is gratis, ongeacht de toegewezen rol.
• Volgens het abonnement van de beheerder is de het aantal leden per nalatenschap kan beperkt zijn.
• Om veiligheidsredenen, met name bij het wijzigen van het wachtwoord, kan het voorkomen dat het erfgoedwachtwoord opnieuw wordt gevraagd bij de verschillende leden. Deze verificatie garandeert de bescherming en integriteit van het erfgoed.