Guide d’utilisation

Réaliser rapidement et simplement un export de tout ou partie de votre patrimoine est essentiel dans de nombreuses situations. Que ce soit pour transmettre des informations à votre assureur en cas de sinistre ou de vol, pour les partager avec un tiers lors d’une revente ou d’une demande d’expertise, ou encore pour préparer une répartition dans le cadre d’une succession ou d’une donation, les usages possibles d’un export sont nombreux.

Comment faire?

Lorsque vous êtes dans votre patrimoine, cliquez sur « Actions » (l’icône avec trois points horizontaux) dans la barre de navigation en bas de votre écran. Sélectionnez ensuite « Export sélection ». Le nombre d’objets concernés par l’export s’affiche automatiquement.

Attention : cette sélection dépend des filtres appliqués dans votre inventaire. Ainsi, si vous souhaitez exporter uniquement les objets situés dans un emplacement spécifique, commencez par sélectionner cet emplacement dans les filtres, appliquez le filtrage, puis lancez l’export.

Exporter la sélection

Deux types d’export s’offrent à vous : un export Excel (.xlsx) ou un export PDF. Après avoir choisi le format souhaité, il vous suffit de sélectionner les champs que vous souhaitez voir apparaître dans votre export. Par défaut, les champs proposés correspondent à ceux que vous avez choisi d’afficher dans votre patrimoine. Vous pouvez gérer cette visibilité dans Compte > Informations patrimoine > Visibilité des champs.

Une fois les champs sélectionnés, votre code PIN vous sera demandé par mesure de sécurité. Après validation, patientez quelques secondes : vous pourrez ensuite télécharger votre export ou l’envoyer directement à la personne de votre choix (par e-mail, WhatsApp ou tout autre moyen de partage).

Télécharger photos, documents et médias

En raison des contraintes de format, l’export Excel n’inclut pas les photos, documents ou autres médias. L’export PDF, quant à lui, intègre les photos et documents, mais n’exporte pas les vidéos ni les fichiers audio.

Pour télécharger les photos, documents, vidéos ou audios liés à un objet, accédez simplement à celui-ci depuis votre inventaire. Sur la fiche de l’objet, cliquez sur le document ou le média souhaité, puis sélectionnez l’option Télécharger.

Partager un objet

Depuis la fiche de l’objet, le bouton situé en haut à droite (les trois points verticaux) vous donne accès à plusieurs actions, notamment Exporter l’objet ou Partager l’objet.

L’option Exporter l’objet permet de générer un fichier Excel ou PDF, dans lequel vous pourrez ensuite sélectionner les champs à inclure, comme décrit précédemment.

L’option Partager l’objet, quant à elle, génère une fiche simplifiée au format JPEG. Ce format est idéal pour présenter rapidement une nouvelle acquisition à votre entourage : il s’agit d’un export plus “social”, moins technique que l’export classique.

En plus de pouvoir créer manuellement un objet en cliquant sur le « + » dans la barre de navigation, l’application vous permet d’importer votre inventaire existant via un fichier Excel. Cette fonctionnalité vous évite d’ajouter vos objets un par un si vous disposez déjà d’un inventaire, et facilite également la création d’objets directement dans Objectory. Il est parfois plus simple de saisir des informations sur un ordinateur avec Excel que sur un smartphone.

Comment faire?

Lorsque vous êtes dans votre patrimoine, cliquez sur « Actions » (l’icône avec trois points horizontaux) dans la barre de navigation en bas de votre écran. Sélectionnez ensuite « Import Excel (.xlsx) ».

1. Pour faciliter l’import de vos données, commencez par créer un modèle Excel au bon format en effectuant un export. Sur la page Import, cliquez sur « Aller à l’export », sélectionnez les champs que vous souhaitez voir apparaître dans votre fichier. Par défaut, les champs proposés correspondent à ceux que vous avez choisi d’afficher dans votre patrimoine. Vous pouvez gérer cette visibilité dans Compte > Informations patrimoine > Visibilité des champs. Saisissez ensuite votre code PIN, puis lancez l’export. Le moyen le plus simple est de vous envoyer le fichier par e-mail.
2. Une fois le fichier Excel ouvert sur votre ordinateur, vous verrez votre modèle d’import avec un format prédéfini. Ne modifiez pas l’ordre des colonnes ni le contenu des cellules des lignes 1 à 4. Vos données doivent s’adapter à ce format, et non l’inverse. Si un champ prévu dans Objectory n’apparaît pas dans le fichier, refaites un export en sélectionnant ce champ avant de générer le fichier.
3. Dans ce fichier Excel, vous verrez les données de vos objets actuellement présents dans Objectory. Toute modification de ces données entraînera une mise à jour correspondante dans l’application. Les mises à jour se basent sur le nom de l’objet : si le nom est modifié, un nouvel objet sera créé. Vous pouvez également choisir de supprimer certaines lignes ; dans ce cas, aucune mise à jour ne sera effectuée pour ces objets dans Objectory. Attention: Une mise à jour n'un objet existant ne peut pas être annulé.‍
4. Créez ensuite manuellement de nouveaux objets en remplissant les colonnes. Respectez le format des cellules et le nombre de caractères, en vous référant aux règles et exemples fournis. Si vous possédez déjà un inventaire, vous pouvez copier-coller vos informations d’un fichier Excel à l’autre dans les colonnes correspondantes.
5. Il vous suffit ensuite de vous envoyer ce fichier par e-mail. Ouvrez-le sur votre smartphone et téléchargez-le sur votre appareil. Retournez dans Import, cliquez sur Sélectionner un fichier, puis sur Importer. Vos nouveaux objets apparaîtront alors dans votre patrimoine sur Objectory. Il ne vous restera plus qu’à ajouter manuellement les photos, documents et médias pour chaque objet.

Attention au mises à jour de vos objets via import

Chaque objet importé via un fichier Excel est associé à une étiquette indiquant la date de l’import. Les mises à jour liées à cet import portent la même étiquette. Ainsi, si une erreur est survenue lors d’un import, vous pouvez filtrer votre inventaire par cette étiquette, puis utiliser le bouton Actions dans la barre de navigation pour supprimer la sélection.

Attention : si vous supprimez les objets portant cette étiquette, tous les objets associés à cet import seront supprimés, y compris ceux qui existaient déjà et qui ont été mis à jour via cet import.

Il est également possible d’éditer un objet en cliquant sur le petit crayon sur la fiche de l’objet. Pour de petites modifications, cette méthode est préférable.

Pour des raisons de sécurité, la suppression d’un objet est irréversible. Elle peut être effectuée depuis la fiche de l’objet via le bouton en haut à droite (trois points verticaux), ou depuis la barre de navigation en utilisant le bouton Actions (trois points horizontaux).

Dans le second cas, la suppression se base sur la sélection actuelle de votre inventaire, filtrée selon vos critères. Il est donc fortement recommandé de vérifier attentivement les objets sélectionnés avant de confirmer, car toute suppression est définitive et il est possible qu’une erreur d’étiquette ou de champ ait été commise

Que ce soit pour un patrimoine familial ou professionnel, donner l’accès à un seul membre est rarement suffisant. C’est pourquoi Objectory propose trois rôles différents : l’Administrateur, l’Éditeur et le Lecteur. Chacun de ces rôles dispose de droits spécifiques.

L'administrateur

L’utilisateur ayant créé le patrimoine dans l’application est par défaut Administrateur. Il dispose donc de tous les droits et fonctionnalités offerts par son abonnement Objectory.

Un administrateur peut donner l’accès au patrimoine à d’autres membres en leur attribuant un rôle, et peut également nommer un autre administrateur.

Attention : Objectory ne gère pas les modifications simultanées de deux utilisateurs qui tenteraient de changer la même donnée. Réfléchissez donc attentivement avant de conférer ce rôle à un membre.

L'éditeur

Le rôle Éditeur est généralement destiné à un(e) conjoint(e) ou à un collaborateur à qui l’on souhaite donner certains droits limités. L’éditeur peut créer des objets et mettre à jour les informations le concernant, faire des exports, mais toutes les actions sensibles lui sont interdites.

Ainsi, un éditeur ne peut pas :

• modifier les paramètres du patrimoine,
• effectuer un import ou une mise à jour via Excel,
• supprimer un objet,
• supprimer des documents ou médias,
• accéder aux objets masqués par l’administrateur.

Le lecteur

Le rôle Lecteur d’un patrimoine est généralement attribué aux enfants ou aux collaborateurs à qui l’on souhaite donner uniquement de la visibilité, sans possibilité d’importer, modifier ou exporter.

Un lecteur peut consulter le contenu du patrimoine, mais aucune action n’est autorisée. Il ne peut pas

• ajouter ou importer de nouveaux objets,
• mettre à jour ou modifier des objets existants,
• exporter ou partager des objets,
• avoir accès aux paramètres du patrimoine,
• accéder aux objets masqués par l’administrateur.

Ajouter un nouveau membre dans le patrimoine.

Pour ajouter un nouveau membre à votre patrimoine, certaines actions doivent être effectuées à la fois par l’administrateur du patrimoine et par l’utilisateur souhaitant le rejoindre.

En tant qu’administrateur du patrimoine :

1. Allez dans Compte et sélectionnez le patrimoine où vous souhaitez ajouter un membre.
2. Cliquez sur Utilisateurs.
3. Vous verrez apparaître l’identifiant de votre patrimoine à transmettre à l’utilisateur.
4. Une fois que l’utilisateur a suivi les étapes pour rejoindre le patrimoine, une demande d’ajout apparaîtra dans l’espace Multiuser. Il vous suffira de l’accepter et d’attribuer un rôle à ce nouveau membre.

En tant qu’utilisateur souhaitant rejoindre un patrimoine :

1. Téléchargez Objectory et créez un compte.
2. Vous pouvez soit créer votre propre patrimoine (option payante), soit rejoindre un patrimoine existant.
3. Cliquez sur Rejoindre un patrimoine existant et saisissez l’identifiant du patrimoine transmis par l’administrateur.
4. Une fois la demande envoyée, l’administrateur pourra accepter ou refuser votre demande et vous attribuer un rôle dans son patrimoine.

Informations supplémentaires :

• Rejoindre un patrimoine existant est gratuit, quel que soit le rôle attribué.
• Selon l’abonnement de l’administrateur, le nombre de membres par patrimoine peut être limité.
• Pour des raisons de sécurité, notamment lors d’un changement de mot de passe, il peut arriver que le mot de passe du patrimoine soit redemandé aux différents membres. Cette vérification assure la protection et l’intégrité du patrimoine.